Az olajba merülő transzformátorra vonatkozó árajánlatnak többet kell tartalmaznia, mint a termék nevét. A vevőnek legalább névleges kapacitást, nagyfeszültséget, alacsony feszültséget, frekvenciát, fázist, vektorcsoportot, hűtési módot, szabványt és telepítési helyet kell elküldenie. Ha rendelkezésre áll a régi transzformátor adattábla, egy tiszta fénykép is segíthet a szállítónak megérteni a csere szükségességét.
Egy jó vizsgálat időt takarít meg. Ha a szállító elegendő adattal rendelkezik, az árajánlat pontosabb modellt, tartozéklistát, súlyt, csomagméretet és szállítási tervet tartalmazhat. A homályos kérések gyakran ismételt üzenetekhez és lassabb árakhoz vezetnek. Ha a projektnek van határideje, akkor a várható szállítási dátumot és az ellenőrzési követelményt is meg kell említeni.
Ez egy jó alkalom arra is, hogy érdeklődjön a fizetési feltételekről, az átfutási időről és az ellenőrzési fényképekről. A transzformátorrendelés könnyebben kezelhető, ha a kereskedelmi és műszaki pontok összeköltöznek. Segít abban is, hogy a beszállító megtartsa a megfelelő gyártási helyet.